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Cómo Preparar Su Almacén Antes de La Implementación de Software de Gestión de Almacenes o WMS

19 May , 2021  

Un Software de Gestión de Almacenes (SGA o WMS) existe para mantener su almacén funcionando de manera eficiente y óptima. Después de todo, el almacén es el eje de la cadena de suministro y su gestión eficaz es fundamental para el éxito logístico. Y es por esta razón que tantos almacenes ahora se están asociando con 3PL para realizar la integración WMS para ayudar a agilizar un poco las operaciones.

Pero, ¿cómo integra un WMS en su sistema y procesos actuales? ¿Cómo se prepara para una integración exitosa con WMS?

En esta guía, le brindamos la lista de verificación que necesita para no solo realizar una integración con WMS, sino también cómo lograr que todo su equipo participe para que la transición sea fluida. Entonces, lea esta lista, y comience a preparar su almacén y su equipo.

Determine sus requisitos de WMS

El primer paso y el más importante es elegir el sistema de gestión de almacenes que mejor se adapte a las necesidades operativas de su empresa. Empiece por considerar qué procesos o sistemas necesitaría para que su almacén sea más eficiente. Recomendamos revisar cada proceso actual en su almacén uno por uno para averiguar dónde están los peores cuellos de botella y debilidades que podrían mejorarse.

Esto le ayuda a identificar sus requisitos para un WMS. Es posible que deba priorizar algunas funciones sobre otras para mantenerse dentro del presupuesto, por lo que comprender sus necesidades clave lo ayudará a encontrar la solución adecuada para su almacén.

También querrá seleccionar un modelo de implementación. Los sistemas locales requieren hardware para ejecutarse, por lo que usted es el único responsable de la infraestructura, los servidores y la fuente de alimentación. También obtiene la licencia del software y tiene que pagar por las actualizaciones de hardware en el futuro.

Un sistema alojado funciona como uno local, pero usted alquila el hardware. Un sistema basado en la nube funciona como SaaS, por lo que puede acceder al software en cualquier sistema con un inicio de sesión personal. Se basa en la nube, a través de Internet, por lo que es mucho más fácil de acceder e implementar (y a un costo mucho menor que en las instalaciones).

Casi siempre recomendamos un warehouse dock scheduling software basado en la nube para nuestros clientes. Son los sistemas más eficientes y efectivos, con un costo de implementación más bajo y una actualización y resolución de problemas significativamente más fáciles.

Especifique sus objetivos

Una vez que sepa lo que quiere de un WMS, ahora es un buen momento para definir sus objetivos de integración WMS. ¿Qué beneficios espera ver al integrar un WMS en su almacén?

Algunos objetivos que generalmente se han definido para la tecnología WMS:

  • Mejoras de productividad;
  • Reducción de costos;
  • Disminución de errores;
  • Mayor satisfacción del cliente;
  • Previsión mejorada de inventario y demanda;
  • Capacidad para identificar dificultades más fácilmente;
  • Ganancias de ingresos.

Recuerde hacer sus metas lo más específicas posible. Esto significa establecer números y plazos específicos para cuando regrese a casa para lograr estos objetivos.

Nota: No desea obtener un nuevo WMS cada vez que tenga un nuevo «objetivo» para su almacén. Idealmente, el sistema podrá crecer junto con el crecimiento de su negocio. Así que asegúrese de que uno de sus objetivos sea la escalabilidad del software.

Esquema de su presupuesto

Una de las principales causas de falla de WMS es cuando las organizaciones no consideran adecuadamente los costos de implementación. No es solo el costo del software (y el hardware, en el caso de los sistemas locales). También debe considerar los costos indirectos como mantenimiento, implementación, costos de capacitación, costos de personal y más.

Antes de elegir un WMS, considere sus presupuestos para la implementación. No desea basar completamente su decisión en el precio, pero asegúrese de no poner a su departamento en el hoyo gastando inadvertidamente en costos imprevistos.

Seleccione un proveedor de WMS

Investigue sobre diferentes proveedores de WMS en el mercado. Desea encontrar una solución que se adapte a sus necesidades y logre sus objetivos sin salirse de su presupuesto y su cronograma. También desea asegurarse de que el WMS que seleccione se integrará con sus otros sistemas de gestión, como su ERP, así como con los de sus proveedores y clientes.

Es posible que desee conversar con proveedores y socios para ver qué proveedores de WMS utilizan. Esto presenta una lista de opciones creíbles que ya están integradas en su cadena de suministro.

La mayoría de los proveedores de WMS permitirán una prueba breve, para que pueda asegurarse de que el sistema sea el adecuado para su negocio. También puede presentar el WMS a ejecutivos, empleados y socios clave para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el sistema.

Definir un marco de tiempo

¿Cuándo quiere comenzar y finalizar la implementación? Es útil crear hitos y objetivos específicos para que el proceso de integración siga avanzando. Sin un cronograma para la implementación, no sabe si está logrando los objetivos, y podría terminar demorando demasiado o poniéndolo en un segundo plano.

Habrá una curva de aprendizaje, así que mantenga realista el tiempo de implementación. Como cualquier otra gestión de cambios, no sucederá de la noche a la mañana.

Cree un equipo de integración de WMS

Antes incluso de comprar el software de gestión de almacenes, necesita un equipo que respalde su gestión de cambios. La implementación debe ser un esfuerzo conjunto entre todas las partes, incluidos proveedores, empleados y partes interesadas.

¿Quién debería estar en tu equipo?

  • El líder del proyecto es alguien que dio la «luz verde» para el WMS y está encabezando el cambio. Son los responsables de comunicar los beneficios y los objetivos para conseguir toda la organización y la red;
  • El gerente de proyecto es responsable de las actividades diarias para la implementación. Son el punto de contacto principal para todo lo relacionado con WMS;
  • El gerente de operaciones maneja el lado más técnico de la integración para asegurarse de que encaje con el sistema ERP actual;
  • A los jefes de departamento se les debe asignar jefes de cada departamento, como operaciones y TI, que actúan como líderes de sus equipos. Su trabajo es coordinar la formación y la comunicación.

En algunos casos, es posible que también desee considerar contratar o reasignar personal específicamente para los eventos de integración de WMS.

Aclarar un plan de comunicación

No desea que los empleados se sientan desconectados o fuera del circuito durante este cambio. Descuidar el lado humano del cambio de WMS probablemente resultará en una implementación fallida con una alta rotación de trabajadores. Para evitar esto, desea “comercializar” el WMS internamente, por lo que su equipo acepta el cambio y está trabajando para lograr el éxito.

La mejor forma de hacerlo es establecer una estrategia de comunicación para su WMS.

  • Designe un portavoz – (Esto puede ser lo mismo que el líder del proyecto). Su trabajo es compartir información con los jefes de departamento y actuar como el principal punto de contacto. Son la fuente de la verdad para evitar rumores o información contradictoria;
  • Utilice la comunicación cara a cara – Trate de evitar los correos electrónicos o las notas, que no transmiten información de manera completa o auténtica;
  • Conviértalo en una conversación – Deje que los empleados compartan sus pensamientos. Pregúnteles sobre sus inquietudes, para que pueda abordar sus necesidades a medida que avanza en la implementación de WMS.

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